Strategi Mengatur Waktu

Reporter: Erika |

Editor: Dahlia |

Kamis , 30 May 2024 - 13:57

Andi Wijaya Adani, Direktur Utama Perumda Tirta Musi Palembang--

Layaknya seperti perusahaan, sebaiknya setiap orang membuat rencana tahunan yang diturunkan dalam rencana bulanan dan akhirnya rencana harian.

Setiap hari seharusnya kita membuat rencana apa yang harus dikerjakan dalam satu hari.

Sebaiknya rencana dibuat pagi-pagi atau sewaktu malam hari tergantung kepada kebiasaan.

Ada orang yang tidak ingin membuat rencana pada malam hari karena mereka takut itu akan jadi pikiran sehingga mengganggu tidur.

Tetapi sebagian orang lain senang membuat rencana malam hari, jika semua rencana untuk besok telah ditulis mereka merasa puas dan ringan untuk berangkat ke tempat tidur.

Kemudian bagaimana sebaiknya urutan pekerjaan dalam satu hari, apakah pekerjaan yang ringan-ringan dahulu ataukah pekerjaan berat terlebih dahulu.

Karena ada yang berpendapat jika dikerjakan pekerjaan berat terlebih dahulu maka itu akan menghabiskan waktu dan tenaga sehingga kita kehabisan energi untuk pekerjaan yang berat.

Hal ini beralasan karena hasil penelitian menunjukkan bahwa otak kita membutuhkan 20 persen dari energi yang dipasok ke tubuh kita.

Tetapi beberapa ahli menejemen menyarankan membuat daftar rencana kegiatan harian sebaiknya berdasarkan urutan kapan pekerjaan itu harus diselesaikan bukan berdasarkan berat atau ringannya pekerjaan.

2. Memanfaatkan Teknologi Informasi

Pada era sekarang, teknologi informasi telah maju dengan pesat kita bisa terhubung dengan orang maupun sekelompok orang dengan cepat.

Untuk itu kita harus dapat memanfaatkan teknologi agar dapat menghemat waktu yang ada sehingga kita tidak harus bertemu secara fisik.

Membentuk group diskusi di Black Berry, WhatsApp, e-mail ataupun di sosial media lainnya dapat mengurangi frekuensi untuk diskusi secara langsung.

Melalui email kita dapat mengirim dokumen dalam bentuk apapun, sehingga hampir semua hal dapat didiskusikan terlebih dahulu untuk mengurangi pertemuan fisik.

Dapat dibayangkan berapa waktu dan biaya yang dapat dihemat terutama jika jaraknya berjauhan.

strategi mengatur waktu                            oleh : andi wijaya adani*
sebenarnya waktulah yang paling pasti di atas dunia ini.
besok hari akan datang pagi, selanjutnya siang dan akhirnya senja.
walau apapun yang terjadi waktu akan datang dengan pasti, tidak pernah terlambat atau terlalu cepat.
waktu yang berlalu tak kan pernah kembali.
baca juga: mengapa kita bekerja ? memahami makna hakiki pekerjaan dan martabatnya
pepatah bijak mengatakan jangan sesali waktu yang lalu karena kita tidak bisa merubahnya lagi.
jangan kuatirkan masa datang karena dia belum terjadi, hiduplah dengan masa sekarang karena itu yang dapat kau lakukan.
dalam kehidupan sehari-hari kita melihat sebagian orang menghasilkan karya-karya yang berarti sedangkan sebagian yang lain tidak menghasilkan apa-apa.
padahal mereka diberikan waktu yang sama. setiap hari kita menerima waktu yang sama 24 jam dalam satu hari satu malam.
baca juga:mengubah air selokan menjadi bersih: inovasi dan dedikasi warga surabaya
jika kita analogikan, seperti kita mendapatkan uang setiap hari lima ratus ribu rupiah.
uang itu harus habis setiap harinya, jika tidak habis maka uang itu akan hangus dengan sendirinya.
tentu saja kita akan menggunakan uang tersebut dengan penuh perhitungan rupiah demi rupiah.
semestinya hal yang sama kita lakukan terhadap waktu yang setiap harinya kita dapatkan 24 jam dan waktu itu kalau kita tidak gunakan dia akan berlalu begitu saja.
baca juga:berubah atau punah, slogan atau ancaman?
selayaknya kita memperhitungkan dan merencanakan dengan cermat dari detik ke detik waktu kita.
menurut cerita, rudi hartono sang maestro bulutangkis adalah orang yang sangat menghargai waktu.
sejak masa anak-anak, rudi kecil telah berlatih dengan disiplin. 
pagi-pagi sekali dia sudah bangun dan mulai berlatih.
tidak heran sang maestro dapat menciptakan rekor dunia yang sampai saat ini belum terpecahkan yaitu  memenangkan 8 kali kejuaraan all england.
walaupun ada beberapa pihak yang menyangkal prestasi tersebut karena waktu itu negara tiongkok belum ikut kejuaraan all england.
lebih extreem lagi bahwa pada gelar ke delapan liem sie king dipertandingan final “memberikan” gelar tersebut ke rudi hartono.
tetapi sampai sekarang rumor tersebut tidak pernah terbukti, karena kedua belah pihak tidak ada yang memberikan pernyataan tentang rumor tersebut. 
waktu juga merupakan parameter yang penting di dalam mengukur suatu kinerja pelayanan.
beberapa pelayanan sekarang sudah menyantumkan berapa lama suatu produk atau layanan harus diselesaikan.
di pelayanan umum sudah jamak kita lihat bahwa suatu pelayanan atau jasa dapat diselesaikan dalam waktu tertentu.
biasanya waktu itu diinformasikan ke pelanggan sehingga menjadi komitmen bagi pemberi layanan dan juga sebagi salah satu parameter untuk mengukur kinerja pelayanan tersebut.
waktu juga sesuatu yang terasa relatif bagi kita.
pada suatu saat kita merasa waktu berjalan dengan lambat tetapi disaat lain kita merasa waktu berjalan sangat cepat.
waktu terasa berjalan lambat jika disaat kita harus menunggu.
memang menunggu adalah pekerjaan yang paling membosankan.
rasa bosan membuat kita merasa waktu berjalan begitu lambat.
tetapi waktu kadang terasa berjalan terlalu cepat.
jika disaat kita dikejar tenggat waktu harus menyelesaikan suatu pekerjaan.
kita selalu melihat jam, berapa lagi waktu yang tersisa dan berharap semoga ada tambahan waktu.
padahal kita tahu bahwa waktu juga merupakan sumber daya yang tidak dapat ditambah ataupun diulang.
oleh sebab itu kita harus bijak menggunakan waktu.
terutama jika seorang itu adalah pimpinan maka dia harus benar-benar bijak menggunakan waktu karena banyak tanggung jawab yang berada di pundaknya.
jangan sampai tanggung jawab tersebut terabaikan karena salah dalam mengatur waktu.
di bawah ini akan diuraikan beberapa langkah agar kita dapat menggunakan waktu dengan bijak.
1. membuat perencanaan
telah diuraikan di atas bahwa waktu merupakan sumber daya yang tidak terbarukan (non renewable resource).
oleh sebab itu penggunaannya harus direncanakan dengan baik.
layaknya seperti perusahaan, sebaiknya setiap orang membuat rencana tahunan yang diturunkan dalam rencana bulanan dan akhirnya rencana harian.
setiap hari seharusnya kita membuat rencana apa yang harus dikerjakan dalam satu hari.
sebaiknya rencana dibuat pagi-pagi atau sewaktu malam hari tergantung kepada kebiasaan.
ada orang yang tidak ingin membuat rencana pada malam hari karena mereka takut itu akan jadi pikiran sehingga mengganggu tidur.
tetapi sebagian orang lain senang membuat rencana malam hari, jika semua rencana untuk besok telah ditulis mereka merasa puas dan ringan untuk berangkat ke tempat tidur.
kemudian bagaimana sebaiknya urutan pekerjaan dalam satu hari, apakah pekerjaan yang ringan-ringan dahulu ataukah pekerjaan berat terlebih dahulu.
karena ada yang berpendapat  jika dikerjakan pekerjaan berat terlebih dahulu maka itu akan menghabiskan waktu dan tenaga sehingga kita kehabisan energi untuk pekerjaan yang berat.
hal ini beralasan karena hasil penelitian menunjukkan bahwa otak kita membutuhkan 20 persen dari energi yang dipasok ke tubuh kita.
tetapi beberapa ahli menejemen menyarankan membuat daftar rencana kegiatan harian sebaiknya berdasarkan urutan kapan pekerjaan itu harus diselesaikan bukan berdasarkan berat atau ringannya pekerjaan. 
2. memanfaatkan teknologi informasi 
pada era sekarang, teknologi informasi telah maju dengan pesat kita bisa terhubung dengan orang maupun sekelompok orang dengan cepat.
untuk itu kita harus dapat memanfaatkan teknologi agar dapat menghemat waktu yang ada sehingga kita tidak harus bertemu secara fisik.
membentuk group diskusi di black berry, whatsapp, e-mail ataupun di sosial media lainnya dapat mengurangi frekuensi untuk diskusi secara langsung. 
melalui email kita dapat mengirim dokumen dalam bentuk apapun, sehingga hampir semua hal dapat didiskusikan terlebih dahulu untuk mengurangi pertemuan fisik.
dapat dibayangkan berapa waktu dan biaya yang dapat dihemat terutama jika jaraknya berjauhan.
melalui teknologi yang ada di gadget, kita juga memunginkan untuk  kita membuat shcedule dan sekalian catatan-catatan yang akan mengingatkan kita secara otomatis sesuai dengan yang telah kita programkan. 
3. pendegelasian tugas
sesuatu yang manusiawi bahwa setiap kita memiliki keterbatasan baik secara fisik maupun sumber daya lain, terutama keterbatasan dalam hal waktu.
untuk itu kita wajib mendeglasikan sebagian tugas ke pada orang lain.
tetapi perlu diingat disini bahwa yang didelegasikan adalah tugas, tetapi tanggungjawab akan tetap dipundak pemberi delegasi. 
oleh sebab itu walau tugas telah didelegasikan tetapi control tetap harus dilaksanakan oleh pemberi delegasi.
di dalam mendeglasikan pimpinan harus jelas dalam memberikan arahan, sehingga jelas output apa yang diinginkan dan kapan waktu harus diselesaikan.
ada kepercayaan yang berkembang di praktisi menejemen “jika ingin mendelegasikan tugas maka pilihlah staf yang sibuk maka tugas tersebut akan selesai dengan tepat waktu” dan jangan sebaliknya.
4. datang lebih awal
datang lebih awal ke tempat kerja akan sangat menghemat waktu.
pertama akan hemat, karena akan lebih terhindar dari kemacetan lalu lintas.
kedua datang lebih awal akan menimbulkan suasana kerja di saat orang lain belum ada, sehingga kita dapat lebih berkonsentrasi dengan pekerjaan.
pengalaman penulis menunjukan bahwa pada saat-saat inilah waktu yang produktiv dalam bekerja. 
5. keteraturan 
selalu teratur di dalam penempatan dokumen, peralatan dan material sangat membantu kita  menghemat waktu untuk menemukannya kembali.
banyak waktu terbuang sia-sia karena kita tidak teratur dalam menyimpan dokumen, peralatan dan material.
ketidak teraturan banyak disebapkan dokumen yang menumpuk.
beberapa menejer handal tidak ditemukan tumpukan dokumen baik di atas meja maupun di laci mereka.
strateginya penyelesaian dokumen tersebut tidak pernah ditunda, setiap dokumen yang masuk diselesaikan saat itu juga.
juga di dalam menyimpan dokumen pada komputer harus diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk ditemukan. 
6. jangan menunda
menunda adalah kebiasaan yang akibatnya sangat merugikan. menunda diibaratkan kita memikul suatu beban yang kita biarkan berlama-lama.
sehingga beban itu akan terasa semakin berat.
ada pepatah yang berbunyi “pekerjaan yang ringan jika ditunda akan menjadi berat, pekerjaan yang berat jika ditunda menjadi tidak mungkin untuk dilaksanakan”.
kata orang jerman, besok masih bisa kita kerjakan, itulah kata si pemalas.
prinsip yang benar adalah kerjakan sekarang di lain waktu pasti ada pekerjaan lain yang harus diselesaikan.***
 
*)andi wijaya adani, direktur utama perumda tirta musi palembang

Tag

Share

Koran Edisi Terbaru

Baca Koran Palembang Pos 26 November 2024

Berita Terkini

Berita Terpopuler

Berita Pilihan